Werkstattbericht: Wie das CityLAB die Strategie Gemeinsam Digital: Berlin bei der Umsetzung begleitet

Um den Kulturwandel bei Digitalprojekten in Berlin voranzutreiben, sieht die Digital- und Smart-City-Strategie („Gemeinsam Digital: Berlin“) eine Umsetzungsbegleitung vor. Maßnahmen der Strategie sollen transparent, agil und nutzer:innenzentriert entwickelt werden. Das CityLAB Berlin unterstützt die Stabsstelle Smart City der Senatskanzlei seit Anfang 2023 dabei, diese Ziele in die Praxis zu übersetzen. Dabei lernen wir viel von und mit den Maßnahmenverantwortlichen, um unser Unterstützungsangebot im Kontext von Stadtentwicklungsprozessen kontinuierlich zu verbessern.

In den letzten Wochen haben insgesamt drei Smart-City-Maßnahmen einen Workshop zum Einstieg in eine Umsetzungsphase erfolgreich durchgeführt. Damit haben bereits fünf Maßnahmen das GD:B Unterstützungsangebot des CityLAB Berlin genutzt. Zeit, eine erste Bilanz zu ziehen und zu evaluieren, was wir gelernt haben.

Bei welchen Schritten unterstützten wir die GD:B Maßnahmen?

Die Maßnahmen arbeiten eigenständig, deswegen passen wir unser Angebot für jede Maßnahme etwas an. Grundsätzlich bieten wir ihnen eine methodische und technische Unterstützung durch Workshops an den Übergängen zwischen den GD:B Umsetzungsphasen (einschließlich Einstiegs- und Ausstiegsworkshops) und regelmäßige Check-in-Gespräche während der laufenden Phase. Darüber hinaus erhalten Maßnahmenteams Zugang zum GD:B Methodenhandbuch und individuelles Methodentraining und -beratung nach Bedarf.

Darüber hinaus stellen wir auf Anfrage auch Ressourcen für Service Design oder Prototyping Sprints bereit. Diese beinhalten die nutzerzentrierte Erfassung von Bedarfen, die Durchführung strukturierter User-Interviews, die Erstellung von Designstudien und User-Tests. Prototyping Sprints können helfen, funktionierende Softwareprototypen zu entwickeln. Diese Prototypen machen einzelne Funktionalitäten erlebbar und ermöglichen User-Tests unter realen Bedingungen.

Wie gehen wir dabei vor?

Im ersten Schritt führen wir ein Erstgespräch mit den Verantwortlichen für die Maßnahmen durch, um eventuelle Lücken in ihrer Projektentwicklung zu identifizieren. Die Basis dafür ist das Check-in-Formular, welches das Maßnahmenteam vorbereitend beantwortet. Während dieses Gesprächs ermitteln wir den aktuellen Stand der Projektentwicklung und bereiten einen Einstiegsworkshop vor. Gemeinsam mit den Maßnahmenverantwortlichen beleuchten wir die Erfolgsfaktoren und Ziele, die einen wesentlichen Bestandteil der Maßnahme in der Projektentwicklung darstellen. Wir analysieren auch die Ziele für jede Phase und legen die nächsten Schritte fest. Auf dieser Grundlage können die Maßnahmen Aufgaben definieren und sie den entsprechenden Projektbeteiligten zuweisen.

Zusätzlich bieten wir im Verlauf des Workshops verschiedene Methoden an, die sich auf die Schwerpunkte der Problemstellung konzentrieren, um Lösungsansätze zu erarbeiten und zu formulieren. Mit den erzielten Ergebnissen haben die Maßnahmen die Möglichkeit, Arbeitsprozesse, Themenbereiche oder Lösungsansätze zu entwickeln, zu überprüfen und zu festigen. Darüber hinaus stehen Maßnahmenteams weitere Methoden digital zur Verfügung. Dies ermöglicht ihnen, die erforderlichen Prozesse gezielt für ihre eigene Projektentwicklung zu erarbeiten und weiterzuentwickeln.

Vor welchen Hürden stehen die Maßnahmen, wenn sie Unterstützung anfragen?

Obwohl jede Maßnahme eigenständig arbeitet und in unterschiedlichen Kontexten umgesetzt wird, gibt es oft gemeinsame Herausforderungen.

• Problemstellung und erste Lösungsansätze entwickeln, Zuständigkeiten definieren: Ein Beispiel dafür ist die Explorationsphase, in der es darum geht, ein klares Verständnis der Problemstellung zu entwickeln und erste Lösungsansätze zu finden, die in partizipativer Abstimmung erarbeitet werden. Dabei werden verschiedene Stakeholder:innen und die Nutzendenperspektive in das Projekt einbezogen. Zu dieser Zeit sind häufig Rollen und Zuständigkeiten noch nicht klar definiert, und Maßnahmen wünschen sich Unterstützung bei der Entwicklung von Lösungsvorschlägen.
• Zielgruppendefinition und -ansprache: Eine weitere gemeinsame Herausforderung besteht darin, passende Zielgruppen zu identifizieren und anzusprechen, um Bedarfe, Erwartungen und Wünsche im Zusammenhang mit der Maßnahme zu verstehen. Hier kommt unser entwickelter Methodenkoffer ins Spiel. Dieser Methodenkoffer bietet den Maßnahmen einen klaren Leitfaden, um Arbeitsprozesse und Schritte in der Projektentwicklung chronologisch und strukturiert durchzuführen.

Neben diesem umfassenden Angebot ist wohl die Vernetzung unter den Maßnahmen der wohl wichtigste Bestandteil der Umsetzung. Das CityLAB Berlin organisiert dieses Jahr regelmäßige Netzwerktreffen, bei denen sich die Maßnahmenverantwortlichen über ihre Projektstände austauschen und gemeinsam Hürden bearbeiten. Das nächste Treffen findet im Rahmen der Smart Country Convention am 09.11.2023 statt. Wir freuen uns auf das Zusammenkommen!