Beyond Forms: Mit KI Anträge bei Behörden neu denken
Staatliche Dienstleistungen werden heute meist über digitale Formulare beantragt. Doch viele Prozesse bleiben komplex, zeitaufwendig und wenig intuitiv. Das Forschungsprojekt Beyond Forms untersucht, wie Antragsverfahren mit Hilfe von KI neugestaltet werden können. Ziel ist eine nutzendenfreundliche, effiziente und transparente Beantragung staatlicher Dienstleistungen für Bürger:innen und Verwaltung.
Was ist Beyond Forms?
Beyond Forms ist ein Forschungsprojekt des CityLAB Berlin, das untersucht, wie staatliche Dienstleistungen künftig mithilfe von KI-Agenten beantragt werden können, ohne klassische Formulare auszufüllen.
Digitale Antragsverfahren haben Papierprozesse ersetzt, folgen jedoch häufig weiterhin der Logik klassischer Formulare. Viele Bürger:innen müssen umfangreiche Informationen eingeben, ohne immer genau zu wissen, welche Angaben tatsächlich relevant sind. Auch für die Verwaltung entstehen dadurch zusätzliche Rückfragen und Abstimmungsprozesse.
Beyond Forms erforscht deshalb, wie Antragsprozesse grundsätzlich anders gestaltet werden können. Im Mittelpunkt steht die Idee eines KI-gestützten Assistenzsystems, das Bürger:innen Schritt für Schritt durch einen Antrag begleitet und dabei relevante Informationen strukturiert erfasst.
Wie könnte eine Beantragung ohne Formular funktionieren?
Ein KI-gestützter Antrag könnte Bürger:innen durch einen dialogbasierten Prozess begleiten und relevante Informationen strukturiert erfassen.
Statt ein Formular auszufüllen, könnten Bürger:innen ihre Situation beispielsweise in einem dialogbasierten System schildern. Ein KI-Agent könnte daraus die notwendigen Angaben ableiten und für den Antrag strukturieren.
Dabei werden unterschiedliche Interaktionsformen erprobt. Dazu zählen dialogbasierte Systeme, Sprachschnittstellen, Bilderkennung oder die Analyse von Dokumenten. Ziel ist ein Antragssystem, das sich stärker an der Lebenssituation der Antragstellenden orientiert als an der Struktur eines Formulars.
Unser Ziel ist es, staatliche Dienstleistungen so zu gestalten, dass Menschen ihre Anliegen schildern können, statt Formulare auszufüllen. KI kann dabei helfen, Informationen verständlich zu erfassen und strukturiert an die Verwaltung zu übergeben.
Welche Vorteile könnten für Bürger:innen und Verwaltung entstehen?
KI-gestützte Antragssysteme könnten Antragsprozesse verständlicher, schneller und effizienter gestalten.
Für Bürger:innen kann ein KI-gestützter Antrag mehr Orientierung bieten. Ein Assistenzsystem könnte anzeigen, welche staatlichen Dienstleistungen zur individuellen Situation passen und welche Informationen benötigt werden.
Auch für die Verwaltung ergeben sich mögliche Vorteile. Wenn Informationen bereits strukturiert erfasst werden und viele Fragen während des Antragsprozesses geklärt werden, kann sich das Kommunikationsaufkommen reduzieren. Gleichzeitig können Bearbeitungszeiten sinken, weil Anträge vollständiger eingehen.
Ein weiterer Fokus liegt darauf, den Zugang zu staatlichen Dienstleistungen insgesamt verständlicher und barriereärmer zu gestalten.
Wie wird das Konzept im Projekt praktisch erprobt?
Das Projekt entwickelt prototypische technische Komponenten, die anhand realer Antragsprozesse getestet und weiterentwickelt werden.
Der erste Anwendungsfall beschäftigt sich mit dem Zugang zu staatlichen Dienstleistungen für besonders bedürftige und vulnerable Gruppen. Um bestehende Abläufe nachvollziehen und mögliche Verbesserungen identifizieren zu können, arbeitet das CityLAB mit der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung zusammen.
Ziel ist es, zentrale technische Komponenten zunächst prototypisch zu entwickeln. Diese sollen anschließend anhand von zwei bis drei realen Antragsprozessen erprobt und schrittweise weiterentwickelt werden.
Welche Rolle spielen Datenschutz und Testumgebungen?
Wie bei allen Projekten des CityLAB steht der Datenschutz im Mittelpunkt. Für Beyond Forms wird eine Testumgebung aufgebaut, in der mögliche technische Ansätze untersucht werden können, ohne bestehende Verwaltungssysteme oder reale Antragsprozesse zu beeinflussen.
Diese Umgebung ermöglicht es, neue Lösungen zu erproben und ihre Auswirkungen auf Nutzerführung und Verwaltungsabläufe zu analysieren.
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Wie kann KI Antragsprozesse für staatliche Dienstleistungen verständlicher und effizienter gestalten? Auftakt-Workshop mit dem Projekt-Team des CityLAB und den Google Fellows. -
![Gruppenbild: Das Projekt-Team des CityLAB zusammen mit den Google-Fellows.]()
Das Projekt-Team des CityLAB zusammen mit den Google-Fellows. © Lars Hübner -
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Wie könnte eine Beantragung ohne Formular funktionieren? Expertise aus technischer Entwicklung, UX-Design und Projektmanagement treffen beim Auftakt-Workshop mit dem Projekt-Team des CityLAB und den Google Fellows zusammen.
Wer arbeitet an Beyond Forms?
Das Forschungsprojekt wird vom CityLAB umgesetzt und von Google.org, dem philanthropischen Arm von Google, gefördert: Google.org unterstützt das Projekt finanziell und begleitet es im Rahmen eines Fellowships.
Zu Beginn arbeitet das CityLAB mit einem interdisziplinären Team von Google Fellows zusammen. Die Fellows bringen Expertise aus technischer Entwicklung, UX-Design und Projektmanagement ein und unterstützen das Projektteam für einen Zeitraum von sechs Monaten.
Nach dieser Phase führt das CityLAB das Projekt eigenständig weiter. Die Projektlaufzeit ist bis Ende 2027 angelegt. Die Ergebnisse werden als Open Source veröffentlicht.