Berlin digital handlungsfähig machen: Wer steuert die KI im staatlichen Einsatz?
Berlin arbeitet mit KI. Die Frage ist nicht mehr, ob solche Systeme in der Verwaltung ankommen, sondern wer ihren Einsatz steuert. Die Reihe „Berlin digital handlungsfähig machen“ greift vier Felder auf, an denen sich entscheidet, wie digitale Lösungen im Alltag der Verwaltung verlässlich eingesetzt werden können. Den Anfang macht der Umgang mit Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung.
Was vor einem Jahr in vielen Behörden noch als Zukunftsthema galt, gehört inzwischen an einigen Stellen schon fest zum Arbeitsalltag. In Berlin ist dieser Schritt am 25. November 2025 sichtbar geworden: mit BärGPT steht seitdem ein landeseigener KI-Assistent für die Berliner Verwaltung bereit. Entwickelt wurde das System vom CityLAB, dem öffentlichen Innovationslabor der Technologiestiftung, in enger Zusammenarbeit mit der Senatskanzlei.
Mit der Wahl zum Abgeordnetenhaus im September 2026 beginnt auch eine neue Phase der Verwaltungsmodernisierung. Jetzt geht es darum, wie KI verlässlich Teil der Verwaltungspraxis wird.
Es geht nicht mehr um Einsatz, sondern um Steuerung. Wer kann eingreifen, wer kann anpassen, wer kann ein System im Zweifel auch wieder ablösen?
Warum ist KI in der Verwaltung mehr als ein Werkzeug?
KI wird oft wie ein besonders leistungsfähiges Textprogramm behandelt. In der Verwaltung werden jedoch keine beliebigen Inhalte bearbeitet, sondern Vorgänge mit rechtlicher und politischer Relevanz. Sie greift in die Wissens- und Entscheidungsarbeit ein und beeinflusst, wie Informationen gewichtet und weitergegeben werden. Es geht demnach um Infrastruktur, die nicht einfach an- und ausgeschaltet werden kann.
Warum ist die Eigentumsfrage wichtiger als die Funktionsfrage?
Wenn es nur um Zeitersparnis oder Benutzeroberflächen geht, bleiben Debatten über Verwaltungs-KI häufig an der Oberfläche. Die entscheidende Ebene liegt darunter: Wer betreibt das System? Welche Daten verlassen die eigene Infrastruktur? Werden Eingaben für Trainingszwecke weiterverwendet? Können Behörden nachvollziehen, auf welcher Grundlage ein System arbeitet?
Eigentum zeigt sich auch dann, wenn ein System verändert oder abgeschaltet werden muss. Für einen demokratischen KI-Einsatz ist deshalb entscheidend, ob öffentliche Stellen nur Nutzende eines Dienstes bleiben oder ob sie Betriebsbedingungen und Datenflüsse selbst prüfen und beeinflussen können.
Die öffentliche Verwaltung arbeitet mit sensiblen Informationen und rechtlich gebundenen Verfahren. Genau deshalb führen scheinbar komfortable Lösungen schnell zu strukturellen Abhängigkeiten. Proprietäre Systeme liefern zwar gute Ergebnisse, verschieben aber die Kontrolle über zentrale Aspekte der Verarbeitung und Weiterentwicklung. Sobald solche Systeme Teil von Routineprozessen werden, geht es auch um die Steuerungsfähigkeit des Staates.
Der Berliner Senat hat Open Source bereits in den Richtlinien der Regierungspolitik 2023 bis 2026 als Bestandteil digitaler Souveränität benannt. Dort heißt es, Open-Source-Lösungen stärkten die digitale Souveränität der Berliner Verwaltung und sollten bei digitalen Lösungen für die Verwaltungsmodernisierung besonderen Raum erhalten. Mit der im Dezember 2025 beschlossenen Open-Source-Strategie wurde dieser Anspruch in einen verbindlicheren Rahmen für die Verwaltung überführt.
In der kommenden Legislaturperiode entscheidet sich am Umgang mit KI, wie steuerbar zentrale Arbeitsprozesse in der Verwaltung bleiben. Dazu gehören klare Leitplanken für den Einsatz. Open Source, interoperable Systeme und verbindliche Folgenabschätzungen sollten zum Standard werden, wenn neue KI-Werkzeuge eingeführt werden.
Der Staat sollte KI nicht als Produkt, sondern als Infrastruktur begreifen.
Was bedeutet digitale Souveränität beim Einsatz von KI?
Der Begriff wird oft sehr groß verhandelt, kann im Verwaltungsalltag aber ziemlich präzise beschrieben werden. Digitale Souveränität meint hier:
- dass ein System datenschutzkonform betrieben werden kann,
- dass seine Komponenten, Schnittstellen und Betriebsbedingungen nachvollziehbar bleiben,
- dass eine Behörde oder ein Land nicht in eine technische Sackgasse gerät, weil sich eine Lösung weder anpassen noch austauschen lässt.
BärGPT wurde an diesen Anforderungen ausgerichtet. Der KI-Assistent ist DSGVO-konform und wird auf Servern innerhalb der EU betrieben. Der Betrieb erfolgt in einer BSI-zertifizierten Umgebungen. Daten werden nicht weitergegeben und nicht für Trainingszwecke genutzt. Das sind genau die Punkte, die bei vielen KI-Diensten üblicherweise als Schwachstellen adressiert werden.
Hinzu kommt die Datenbasis. Ohne verlässliche Datenbestände und gemeinsame Standards bleibt auch der Einsatz von KI begrenzt. Dafür braucht Berlin klare Zuständigkeiten und mehr Übersicht über die eigenen Bestände: eine verpflichtende Dateninventur, einen landesweiten Datenatlas und das Prinzip „open by default“ dort, wo keine Schutzinteressen wie Datenschutz, Sicherheit oder die Rechte Dritter entgegenstehen.
Mit der Open Data Informationsstelle (ODIS) sind diese Grundlagen für Berlin bereits vorhanden und der Data Hub zeigt, wie eine belastbare Berliner Datenarchitektur aussehen kann.
Warum ist BärGPT mehr als ein nützliches Tool?
BärGPT zeigt, wie Berlin eigene digitale Lösungen entlang realer Verwaltungsprozesse entwickeln kann. Der KI-Assistent unterstützt Verwaltungsmitarbeitende beim Zusammenfassen und Übersetzen von Texten, beim Schreiben von Vermerken sowie bei Recherche und Ideengenerierung. Hinzu kommen ein freier Chat, eine Dokumentenanalyse und der Zugriff auf Berliner Verwaltungswissen.
Vor der offiziellen Inbetriebnahme wurde im iterativen Prozess die KI-Infrastruktur aufgebaut, indem sich an den Bedürfnissen der Verwaltung orientiert wurde statt an den Standardlogiken internationaler Plattformanbieter. Die Entwicklung und Weiterentwicklung vollziehen sich entlang konkreter Arbeitsprozesse und werden von Verwaltungsmitarbeitenden unter Realbedingungen getestet.
Blick in die Praxis
Ein typischer Nutzungsfall zeigt, worum es also geht: Eine Verwaltungseinheit erhält ein längeres Dokument, das zügig bewertet und intern weitergegeben werden muss. Ein KI-Assistent kann in Minuten eine strukturierte Zusammenfassung liefern, Formulierungen glätten und auf Wunsch noch eine kurze Handlungsübersicht erzeugen. Der Nutzen zeigt sich sofort: Zeit wird gespart und Routinen werden entlastet.
Die eigentliche Bewährungsprobe liegt aber hier: Ist dokumentiert, wie das Ergebnis zustande kam? Wurden sensible Daten korrekt behandelt? Ist klar, wer die fachliche Verantwortung trägt? Gibt es Regeln dafür, wann KI-Unterstützung zulässig ist und wann nicht? Der qualitative Unterschied zwischen einem praktischen Helfer und einer belastbaren öffentlichen Infrastruktur zeigt sich genau an diesen Punkten.
Ein gutes Beispiel ist der Umgang mit Verwaltungswissen. Im CityLAB-Devlog beschäftigt sich Malte Barth damit, wie verwaltungsspezifisches Wissen so eingebunden werden kann, dass BärGPT im Arbeitsalltag entlastet und gleichzeitig zuverlässig an Wissensbestände und reglementierte Arbeitsweisen anschließt.
Wo liegen die eigentlichen Risiken?
Das größte Risiko entsteht, wenn Zuständigkeiten unklar bleiben und sich Arbeitsprozesse schleichend verändern. Dann verändert sich Verwaltungspraxis, ohne dass Regeln, Verantwortung und demokratische Steuerung im gleichen Tempo nachziehen.
Wer über KI spricht, landet schnell bei Halluzinationen. Mindestens so relevant sind schleichende Veränderungen von Routinen, bevor Regeln und Zuständigkeiten geklärt sind.
Ein System kann sprachlich überzeugend wirken und trotzdem unzuverlässig gewichten. Eine Zusammenfassung kann plausibel klingen und wichtige Nuancen ausblenden. Eine Formulierungshilfe kann effizient sein und gleichzeitig Verwaltungssprache vereinheitlichen, sodass Unschärfen irgendwann nicht mehr auffallen. Das Problem ist dann nicht spektakuläres Scheitern, sondern schleichende Verschiebung. Entscheidungen werden vorbereitet auf einer Basis, deren Entstehung viele Mitarbeitende nur noch teilweise oder gar nicht mehr überschauen.
Hinzu kommt ein rechtlicher und ethischer Rahmen. Damit Berlin gut auf alle Entwicklungen vorbereitet ist, hat der Senat eine Taskforce für Künstliche Intelligenz eingerichtet, bei der das CityLAB mitwirkt. Veröffentlicht wurden bereits Orientierungshilfen und ein Leitfaden für den Umgang mit KI-Chatbots.
Warum brauchen KI-Systeme Regeln und Qualifizierung?
In vielen Organisationen läuft es so: Erst kommt das Tool, dann irgendwann die Schulung. Neben der Modellqualität kommt es aber vor allem auch auf die Fähigkeit der Beschäftigten an, die Ergebnisse einzuordnen und Rückfragen zu stellen, um am Ende auch Risiken und Grenzen zu erkennen.
Die Taskforce hat einen Überblick über benötigte Schulungen erarbeitet. Dahinter steckt eine einfache Einsicht: Wer KI nur bedient, aber nicht fachlich beurteilen kann, bleibt abhängig. Wer sie beurteilen kann, nutzt sie gezielter und oft auch produktiver.
Regeln allein reichen dafür nicht. Sie müssen im Arbeitsprozess ankommen. Wer entscheidet, welche Daten eingegeben werden dürfen? Wer prüft Antworten fachlich? Wer dokumentiert Fehler? Und wer erkennt, ob ein Update die Anforderungen verändert? Erst im Alltag einer Behörde zeigt sich letztlich eine gute KI-Governance. Sie entscheidet darüber, welche Vorgänge sich für KI eignen und wo menschliche Prüfung zwingend notwendig bleibt.
Ohne Qualifizierung und Governance wird KI in der Verwaltung höchstens benutzt, aber nicht beherrscht.
Warum ist die Debatte für Berlin gerade jetzt so wichtig?
Mit dem Generationswechsel in der Verwaltung und steigenden Anforderungen entscheidet sich jetzt, wie steuerbar digitale Infrastruktur künftig bleibt.
Bis 2033 werden Berechnungen zufolge mehr als 40.000 Verwaltungsbeschäftigte in Rente gehen. Gleichzeitig steigen Bearbeitungsdruck und Anforderungen an digitale Arbeitsfähigkeit. KI erscheint vor diesem Hintergrund verständlicherweise als Entlastungsversprechen. Aber genau in solchen Drucklagen wächst die Versuchung, schnelle technische Antworten höher zu gewichten als langfristige Steuerbarkeit.
Der Einsatz von KI steht in mehreren Spannungsfeldern gleichzeitig:
- Nutzbarkeit und Komfort stehen gegen Kontrolle und Nachvollziehbarkeit.
- Tempo und Entlastung stehen gegen Prüfpflicht und Dokumentation.
- Offene Entwicklung steht gegen etablierte Beschaffungs- und Betriebslogiken.
- Fachliche Entlastung steht gegen das Risiko, Verantwortung unsauber zu verschieben.
Diese Spannungen werden so schnell nicht verschwinden. Mit BärGPT liegt aber bereits ein Berliner Beispiel vor, an dem sich zeigen lässt, wie souveräne KI im öffentlichen Sektor aufgebaut werden kann.
Dabei muss Berlin nicht jede technologische Entwicklung nachbauen. Gerade für die Verwaltung können spezialisierte, offene Modelle sinnvoller sein als große Systeme, die alles können sollen. Ein Assistent für Sachbearbeitung braucht kein Weltwissen, sondern verlässlichen Umgang mit Formularen, Fristen, Zuständigkeiten und Rechtsständen.
Wenn Berlin in der nächsten Legislatur verbindliche Grundlagen für KI, Datenmanagement und offene Standards schafft, bleibt die Verwaltung auch dann steuerungsfähig, wenn Systeme leistungsfähiger und schwerer durchschaubar werden.