Die Digitalisierung wird die Verwaltungskultur positiv verändern

Seit Dezember 2016 ist Sabine Smentek Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport. Ihre Aufgabe ist es, die Digitalisierung der Verwaltung voranzubringen. Beim Clubabend unseres Fördervereins berichtete sie über den Stand der Dinge. Am Rande der Veranstaltung konnten wir mit ihr sprechen.

Sie haben anschaulich erläutert, wie unterschiedlich die Erwartungen an Sie sind. Die Bürgerinnen und Bürger stellen sich alle möglichen Stufen der Digitalisierung vor, vom online zu buchenden Termin bis zur amtlichen Genehmigung per Mail. Wer in der Behörde arbeitet, denkt an andere Themen, möchte vor allem die richtige Hard- und Software. Wie gehen Sie mit den unterschiedlichen Erwartungen um?

Smentek: Den Bürgerinnen und Bürgern möchte ich es gerne freistellen, auf welchem „Kanal“ sie Kontakt zur Verwaltung aufnehmen – persönlich, telefonisch oder digital. Schon im ersten Halbjahr 2018 wird es möglich sein, sich ein digitales Service-Konto einzurichten. Dafür muss man sich einmal registrieren und erhält einen Zugang, ganz ähnlich wie beim Online-Banking. Einige Geschäftsprozesse, zum Beispiel die Gewerbeanmeldung und die Beantragung der Anwohnerparkausweise, werden dann bereits digitalisiert sein. Im Laufe der Zeit werden stetig neue Online-Angebote hinzukommen. Wer lieber nur den Termin online buchen und dann zum Amt kommen möchte, sollte das genauso tun können und dort hoffentlich entspannter betreut werden, weil es wegen der zunehmend digitalen Kommunikation weniger Gedränge gibt. 

Für die interne Organisation der Verwaltung sind die Ziele durch das Berliner eGovernment-Gesetz festgelegt: Ab 2023 ist die elektronische Akte vorgeschrieben. Die Umstellung wird am Anfang für die Berliner Verwaltung eine gewisse Belastung bedeuten. Aber wo wir bereits tätig waren - bei der Ausländerbehörde zum Beispiel - melden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel Positives zurück: was einfacher geworden ist, wie sinnvoll es ist, dass die Bearbeitung eines Vorgangs jetzt an mehreren Stellen gleichzeitig koordiniert möglich ist, und ähnliches.


Ausländerbehörde, Stadtplanungsamt, Wirtschaftsförderung: Kann man für so unterschiedliche Aufgabenstellungen und Arbeitsplätze Standards formulieren und umsetzen?

Smentek: Technisch ist das grundsätzlich kein Problem. Bisher sind die technischen Bedingungen von Haus zu Haus allerdings noch unterschiedlich. Selbst innerhalb einer Behörde gibt  es an verschiedenen Standorten zum Teil unterschiedliche Voraussetzungen. Und: In vielen Behörden sind IT-Arbeitsplätze über fünf Jahre alt.
Ich glaube, allen ist vor diesem Hintergrund klar, dass etwas passieren muss. Deshalb wurde die Position der IKT-Staatssekretärin geschaffen und entsprechend ausgestattet.

Das gilt zum einen in finanzieller Hinsicht: Der Etat umfasst einen dreistelligen Millionenbetrag. Es gilt aber auch inhaltlich: Die IKT-Staatssekretärin ist mit der Kompetenz ausgestattet, die IKT-Standards ressortübergreifend für die Berliner Verwaltung festzulegen.

Zur Seite steht mir das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ), das entsprechend weiterentwickelt wird.  Auch hier habe ich die notwendigen Einflussmöglichkeiten. Als IKT-Staatssekretärin bin ich Vorsitzende des ITDZ-Verwaltungsbeirats.

Hier erlebe ich in der persönlichen Zusammenarbeit, im politischen Raum und in der Verwaltung ressortübergreifend viel Unterstützung.


Wie lange wird es dauern?

Smentek: Ich gehe davon aus, dass wir die Vereinheitlichung und Modernisierung der IT-Ausstattung in den nächsten fünf bis sechs Jahren realisieren können. Für die Einführung der elektronischen Akte ist der 1.1.2023 die gesetzliche Zielmarke, die wir – Stand heute – auch schaffen können.

Die technische Seite ist aber nur ein Aspekt der Digitalisierung. Die neuen Tools werden umfassende Veränderungen bringen, neue Formen der Zusammenarbeit über Organisationseinheiten hinweg und mehr Transparenz für die Bürgerinnen und Bürger beispielsweise. Wie andere Bereiche, die von der Digitalisierung betroffen sind, wird die Verwaltung Entwicklungen erleben, die viele neue Möglichkeiten bieten. Ich wünsche mir auch eine neue Verwaltungskultur, von der alle in der Stadt profitieren werden.

Und das Beste: Das Ziel der Digitalisierung birgt für die Beschäftigten des Landes Berlin und den Bürgerinnen und Bürgern, angesichts der zunehmenden Aufgaben in der wachsenden Stadt, vielfältige Einsatzmöglichkeiten.


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