„Losgelöst vom Lastenheft“
Seit rund einem Jahr arbeitet der Designer Ingo Hinterding als Public Tech Lead bei uns. Was macht er in dieser Position? Wir fragten nach.
Du bist Public Tech Lead bei uns. Was verbirgt sich hinter der Stellenbezeichnung?
Ingo: Als Public Tech Lead verantworte ich die Produktentwicklung, also vornehmlich digitale Tools, Services und Webseiten mit einem hohen technischen Fokus. Das „public“ steht hier vor allem für die Kommunikation nach außen mit unseren Kooperationspartner:innen bzw. Zielgruppen, das ist zum einen die Berliner Stadtgesellschaft, zum anderen die Verwaltung. Für beide entwickeln wir am CityLAB digitale Lösungen, die zum Beispiel mithilfe von offenen Daten neue Services und Möglichkeiten der Partizipation ermöglichen. Besonders spannend ist der Bereich der Verwaltungsdigitalisierung. Konkret arbeite ich zurzeit beispielsweise im Rahmen der Prototypenwerkstatt an der sogenannten Senior:innendatenbank, ein IT-Kleinstverfahren, welches es den Bürger:innenämtern erleichtert, runde Geburtstage von älteren Bürger:innen zu ermitteln, damit die Bezirke ihnen gratulieren können und gleichzeitig mal nach dem Rechten schauen. Der bisherige Prozess ist durchaus zeitaufwendig und wir entwickeln in enger Kooperation mit den Mitarbeiter:innen in den Bezirksämtern Software-Prototypen, die für eine spätere Ausschreibung extrem hilfreich sind und so helfen, Zeit und Geld zu sparen.
Das ist ein Beispiel für meine Arbeit. Public Tech Lead ist keine feste Funktionsbezeichnung, die überall gilt. Vielmehr muss sie jeweils mit Leben gefüllt werden. In meinem Falle ist es so, dass ich ein Designstudium und Berufserfahrungen als Unternehmer und als Freelancer mitbringe. In allen diesen Funktionen habe ich immer an der Schnittstelle zwischen Produktmanagement, Softwareentwicklung und Kund:innenkommunikation gearbeitet. Das bringe ich mit für diese Funktion. Dabei kommen agile Arbeitsprozesse zum Einsatz, um flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren und in enger Abstimmung mit den externen Stakeholdern zu arbeiten.
Agilität ist ja eigentlich kein Begriff, der einem zu Verwaltungsarbeit einfällt. Ist es nicht schwierig, die beiden Welten zusammenzubringen?
Tatsächlich arbeiten Verwaltungen traditionell nicht unbedingt agil. Bei ihnen stehen andere Gesichtspunkte im Mittelpunkt, zum Beispiel korrekt und fehlerfrei zu arbeiten. Entsprechend gehen sie bisher auch bei digitalen Projekten vor: Zu Beginn wird ein umfangreiches Lastenheft erstellt, das die Aufgabe genau definiert. Das kann schnell schon mal mehr als 100 Seiten umfassen und ist leider oft auch schon veraltet, wenn es endlich fertig ist. Wenn dann alles gut läuft und die Dienstleister den Auftrag erfüllt haben, erhält die Verwaltung ein fertiges Produkt, mit dem sie arbeiten kann, das aber vor dem Hintergrund der dynamischen digitalen Entwicklung auch recht schnell wieder veraltet ist und kaum upgedatet werden kann.
Wir gehen deshalb anders vor. Losgelöst vom Lastenheft ermitteln wir die Bedarfe im Rahmen unserer Service Design Workshops, z.B. mit Expert:innen-Interviews oder Besuchen vor Ort. Daraus entstehen im weiteren Ideation-Prozess erste Konzeptentwürfe, Designs und Mockups, die wir wiederum im User Testing validieren. Im nächsten Schritt entwickeln wir digitale Prototypen, die den Ausschreibungen beigelegt werden und die ganze Sache viel praktischer und konkreter machen. Dabei behalten wir die realistische Umsetzbarkeit immer im Blick und bringen unsere technische Expertise in die Handlungsempfehlungen ein.
Dass es sinnvoll ist, bei digitalen Projekten so zu arbeiten, wissen die meisten. Die Herausforderung besteht eher darin, die Mitarbeiter:innen in der Verwaltung in diese agilen Arbeitsprozesse zu integrieren, da ihre Arbeitsrealität diese notwendige Flexibilität und Verfügbarkeit oftmals nicht ermöglicht. Auch gibt es immer noch zu wenig Leute, die die notwendigen IT-Kenntnisse mitbringen, um digitale Projekte in den Ämtern voranzubringen.
Eine weitere Herausforderung ist die fehlende digitale Infrastruktur, die für eine pragmatische und zukunftssichere Entwicklung und Verstetigung von Software zwingend notwendig ist. Wir brauchen eine zentrale Datenbank, auf die alle Verwaltungen zugreifen können und die so noch nicht existiert. Das macht Lösungen schwieriger als sie sein müssten.
Die Akzeptanz für digitale Tools ist also gewachsen, doch der Weg noch steinig. Was wäre für Dich denn das Ziel der Digitalisierung?
Ingo: Ich bin mir sicher, dass die weitere Digitalisierung sich intern sehr positiv auswirken wird, weil sie die Leute entlastet und es möglich macht, die Arbeitsqualität zu steigern. Wir alle wissen, dass die Verwaltung spätestens mit dem Ausscheiden der Babyboomer große Kapazitätsprobleme bekommt. Da könnten digitale Prozesse und Projekte eine große Erleichterung bringen.
Und auch die Vorteile für die Bürgerinnen und Bürger liegen auf der Hand: mehr Transparenz, mehr Miteinander, im Kiez und mit der Verwaltung. Wir haben ja mit Projekten wie Gieß den Kiez schon gezeigt, welche Angebote sich für die Bürgerinnen und Bürger aus einer guten und offenen digitalen Infrastruktur mit Kreativität entwickeln lassen. Ich hoffe, wir werden in den nächsten Jahren noch viel mehr solcher Angebote in Berlin sehen, die das Miteinander verändern und mit ihrer Offenheit neue kreative Prozesse anstoßen, auch von Stadt zu Stadt.